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Prozesse

Prozesse

FIBU digital

Im Bereich der digitalen Finanzbuchhaltung gibt es eine Vielzahl an Lösungen, die auf die individuellen Anforderungen von Unternehmen zugeschnitten sind. Die Kommunikationswege mit Kreditinstituten, dem steuerlichen Berater, der Finanzverwaltung und auch mit Kunden laufen in zentralen Systemen zusammen.

Wir sind davon überzeugt, dass die Einführung effizienter Abläufe bei der vorbereitenden Buchhaltung und bei der Abwicklung repetitiver administrativer Tätigkeiten (z.B. bei der Erstellung von Auslagen- und Reisekostenabrechnungen) bei den Unternehmen einen nachhaltigen und wertsteigernden Effekt hat. Dabei ist die Nutzung von Schnittstellen einer der wichtigsten Bausteine, um vor- und nachgelagerte Systeme in der Buchhaltung sinnvoll zusammenzuführen. Medienbrüche und manuelle Tätigkeiten sollten vermieden und das Ziel einer höchstmöglichen Automatisierung der Vorgänge verfolgt werden.

Die richtige Lösung für die unternehmenseigenen Anforderungen zu finden, stellt oft eine große Herausforderung dar. Was muss alles beachtet werden? Welche Schnittstellen sind in den unternehmenseigenen Systemen bereits vorhanden und welche Schnittstellen muss eine neue Software bedienen können? Wie können die bisherigen Prozesse an die neuen Anforderungen einer Software angepasst werden?

Wir unterstützen Sie gerne dabei, diese Fragen zu beantworten und Ihre Abläufe zu optimieren. Natürlich liefern wir unsere „best practice“ Ansätze gleich mit! Wir setzen dabei bewusst auf herstellerunabhängige Lösungen und sind damit nicht nur auf die Produkte der DATEV beschränkt.

Spätestens seit November 2014 benötigen alle steuerpflichtigen Unternehmen eine Dokumentation über die Vorgänge in den buchhaltungsrelevanten Systemen, wenn die Buchführung teilweise oder vollständig elektronisch geführt wird. Wenn die Verfahrensdokumentation richtig ausgestaltet und im Unternehmen „gelebt“ wird, können die Papieroriginale nach dem Digitalisierungsvorgang vernichtet werden. Gerne unterstützen wir Sie dabei, eine GoBD-konforme „Verfahrensdokumentation“ zu erstellen und das Ziel eines papierlosen Archivs zu erreichen.

Prozesse

PERSONAL digital

Vergleichbar mit den Entwicklungen im Rechnungswesen führt die Digitalisierung in der Personalverwaltung durch den Einsatz von Informations- und Kommunikationstechnologien zu großen Veränderungen für HR-Abteilungen. Das ist auch erforderlich, damit Personaler im digitalen Zeitalter mehr Zeit für Mitarbeiterentwicklung (Gestaltung und Enablement) als für die Verwaltung von Mitarbeitern aufbringen können. Laut der Studie von Kienbaum und der DGFP e.V. zur HR-Strategie und Organisation 2017 verbrachten Personaler jedoch 39% ihrer Zeit mit ausschließlich administrativen Aufgaben. Allein durch die Reduzierung dieses Zeiteinsatzes, könnte ein nicht unerheblicher Kostenfaktor beseitigt und eine wesentliche Grundlage für die Entwicklung einer modernen Personalabteilung geschafften werden.

Bei der Digitalisierung von HR-Prozessen nehmen wir zuerst die bestehenden analogen Strukturen und Prozesse auf, bestimmen Abhängigkeiten zwischen den Abläufen und identifizieren Digitalisierungspotenziale. Unsere Erfahrung zeigt, dass sowohl bei Unternehmen, die bereits eine Personalverwaltungssoftware im Einsatz haben, als auch bei Unternehmen mit verschiedenen Insellösungen (z. B. diverse Listen in Excel und vereinzelte Funktionen in ausgelagerten Apps), eine ganzheitliche Digitalisierung der HR-Prozesse häufig nicht umgesetzt wurde.

Neben den Möglichkeiten der Kostenreduzierung und Entwicklung Ihrer HR-Abteilung, können Sie mit vollständig digitalen HR-Prozessen, die in einer einheitlichen Lösung zusammengeführt werden, die Anforderungen an den Umgang mit personenbezogenen Daten deutlich besser erfüllen, als es mit einer Vielzahl an Einzellösungen der Fall ist.

Wir unterstützen Sie gerne dabei, Ihre bestehenden HR-Prozesse zu analysieren, weitere Digitalisierungs- und Automatisierungspotenziale in den vorhandenen Lösungen zu heben oder ein ganzheitliches HR-Betriebssystem einzuführen.